2月16日晚上，教务处召开全处工作会议，研究部署疫情防控期间开学前教学准备工作，会议采用学习强国视频会议的方式进行，教务处共计15人参会，会议由教务处蒋蓉处长主持。
蒋蓉处长传达了学校召开新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作专题会议的有关精神，通报了由教务处牵头制定延期开学方案、疫情防控期间教学组织方案的有关情况，学校已下发《湖南第一师范学院关于调整2020年春季学期本科教学工作安排的通知》（湘一师通[2020]7号）、《关于印发<湖南第一师范学院疫情防控期间在线教学与组织管理工作方案>的通知》（湘一师通[2020]8号）两个文件，要求大家认真学习，遵照执行。
蒋蓉处长接着对疫情发展的情况做了进一步的分析和研判，指出要充分预计延迟开学的时间，如果继续延迟，要做好充分的准备，要求各科室制定相关的教学工作预案。
会议还就疫情防控期间对院部教学工作安排答疑及教师在线教学培训做了安排。
教务处自1月24日我校召开新型冠状病毒肺炎疫情防控工作专题会议以来，认真落实国家、教育部、教育厅及学校要求和部署，积极开展工作，及时研究方案，积极应对疫情防控。教务处领导班子于2月2日晚8:30开始启动微信视频、音频会议，后续3日、4日、7日、10日、13日、15日、16日多次召开微信视频、音频会议，根据学校相关部署，拟定延期开学方案，积极组织落实延期开学教学组织方案，进一步加强疫情防控期间教学工作的准备。与此同时，教务处制订本部门疫情防控方案，明确工作分工，指定专人坚决落实学校各项疫情防控工作。